ビジネスの現場で折り返し電話をかける際には、単なる連絡手段以上の意味があります。お客様や取引先に対して、あなたの姿勢やマナーがしっかりと伝わる瞬間です。
電話に出られなかったことをきっかけに、相手に与える印象が大きく変わることもあります。
本記事では、折り返し電話を行う際のマナーや注意点について詳しく解説します。
正しいタイミングや言葉遣い、そして相手への配慮を忘れずに、折り返し電話をスムーズに行うためのポイントをご紹介します。あなたのビジネスマナーが、信頼を築く鍵となることを意識し、ぜひ実践してみてください。
折り返し電話をかける際のマナー
お客様や友人からの電話であれば、たとえ電話に出損ねても気軽に折り返しの連絡をすることができます。しかし、ビジネスの場面など、形式が求められる状況では、折り返し電話をかける際にも注意が必要です。
折り返し電話にはマナーが存在するため、以下の点に気をつけましょう。
できるだけ早く折り返しの連絡をする
電話に出られなかった場合は、できるだけ早く折り返しの電話をかけることが大切です。理想的には、同じ日のうちにかけるのがベストですが、もしそれが難しい場合でも、翌日中には連絡を入れるよう心がけましょう。
メモやスケジュール帳の準備を
折り返しの電話をかける前に、すぐにメモを取れるような準備を整えておきましょう。また、もしその電話が次の予定調整を含むものであれば、スケジュール帳を手元に準備しておくと安心です。
場所を選ぶ
急に電話がかかってきた場合、その場で出ることが多いため、場所を選べないことがあります。その場合は、「少し移動します」と相手に伝え、落ち着いて話せる場所へ移動することが望ましいです。
そのため、折り返し電話をかける際には、静かで集中できる場所からかけるようにしましょう。
折り返し電話をかけるおすすめの時間帯
先に述べたように、折り返し電話はできるだけ早く行うことが大切です。しかし、電話をかけることで、相手の手が一時的に他の作業から離れることになります。そのため、なるべく早く折り返し電話をかける必要はありますが、相手が忙しい時間帯は避ける方が良いでしょう。
午前中は10時以降
午前中に折り返し電話をかける場合は、10時以降にしましょう。多くの企業では9時から朝礼が始まり、その直後は忙しい時間帯です。10時を過ぎてから電話をかけるのがベストです。
昼休憩時間は避ける
多くの企業で12時から1時間程度のお昼休憩があります。この時間帯に折り返し電話をかけるのは避けましょう。誰もが休憩時間にはリラックスしたいものです。
午後は14時から16時半が理想
午後の折り返し電話は、14時から16時半の間が理想的です。この時間帯は比較的落ち着いていることが多いです。ただし、会社や担当者によって異なる場合もあるため、あくまで参考にしておいてください。
折り返し電話がかかってこない場合の対処法
折り返し電話をかけた際、今度は相手が電話に出られないこともあります。このような場合、どのように対応すべきか、いくつかの方法があります。
担当者が不在の場合
もし担当者が不在であれば、電話に出た相手に伝言をお願いしましょう。この際、もし避けたい時間帯があれば、その旨を事前に伝えると良いです。もし担当者が戻る時間帯が分かっているなら、その時間を指定して折り返し電話をかけることを伝えるのも一つの方法です。
メールでの対応
場合によっては、担当者の携帯に直接電話することもありますが、その際はメールで再度折り返しの連絡を取る旨を伝えておくと、相手も対応しやすくなります。
折り返し電話で避けるべき表現
以下のような表現は、折り返し電話で使うべきではありません。
- 「折り返し、ご無理をお願いすることになります」
- 「折り返し、説明が足りず申し訳ございません」
- 「折り返しは残念ながら○○が不在です」
- 「折り返し、心苦しいですが…」
- 「折り返しは私が対応しますので」
- 「折り返しはごもっともですが」
- 「折り返し、どうかご了承ください」
これらは適切ではない言い回しです。
折り返し電話のマナーとして、以下のポイントを押さえておきましょう。
いきなり本題に入らない
まず、相手に話す時間があるかどうかを確認しましょう。そして、要件を簡潔に伝えることが重要です。いきなり本題に入ると、相手が準備が整っていない場合がありますので、まずは確認してから話を始めるのが良いでしょう。
折り返し電話での話し方
折り返し電話でも、基本的な電話マナーは変わりません。相手の都合を考慮し、丁寧に対応することが大切です。
まず、最初に「お詫びの言葉を述べること」を忘れずに伝えましょう。自分に悪意がなくても、相手を待たせてしまったことは事実です。
以下のようなフレーズを使うと良いでしょう：
- 「先ほどは不在でご迷惑をおかけしました。」
- 「ただいま席に戻りました。お待たせしてしまい、申し訳ありません。」
- 「お電話をいただいたのに、席を外しており申し訳ありませんでした。」
また、電話でのやり取りでは、最後に内容を再確認することも大事です。電話では相手の表情や声のニュアンスがわからないため、誤解が生じることもあります。
そのため、電話を終える前に、大切な内容を簡潔にまとめ、確認をすることで、自分の理解に間違いがないかを確かめましょう。
折り返し電話をする際のお勧め例文22選
折り返し電話をする場合の例をいくつかご紹介します。
自分から電話をかけ、相手が不在の場合
- 「高橋様に折り返しお電話いただけるようお伝えいただけますか？」
- 「田中様がお戻りになられましたら、折り返し○○株式会社の山本までご連絡いただけますようお伝えください。」
- 「後ほど（明日）改めてこちらからお電話いたしますので、その旨をお伝えいただけますか？」
- 「再度こちらからお電話させていただきますので、恐れ入りますが○○からの連絡があったことをお伝えいただけますでしょうか？」
- 「お世話になっております。○○株式会社の鈴木と申します。先日の○○に関する件でお電話させていただきました。お手すきの際に折り返しお電話いただけますでしょうか。」（留守番電話にメッセージを残す場合）
- 「○○株式会社の佐藤です。お時間のあるときに折り返しのお電話をいただけると幸いです。」（留守番電話にメッセージを残す場合）
自分が折り返す場合
- 「〇〇株式会社の加藤と申します。先ほどお電話いただいたのに、出られず失礼いたしました。○○の件についてお話しさせていただきます。」
- 「さきほど、山田様からお電話をいただきましたので、折り返しご連絡させていただきました。」
- 「お電話いただきました、○○株式会社の吉田と申します。折り返しお電話いたしました。○○様はいらっしゃいますか？」
- 「お世話になっております、○○株式会社の長田と申します。先ほどはお電話を受けられず、申し訳ございませんでした。お時間よろしいでしょうか？」
- 「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○株式会社の松本と申します。先ほど○○部の佐藤様よりお電話をいただきましたが、あいにく出られなかったため折り返しご連絡させていただきました。佐藤様がお手すきでしたらおつなぎいただけますでしょうか？」
- 「お忙しいところ失礼します。○○株式会社の田辺です。先ほど10時頃お電話いただきましたが、電話に出られず、申し訳ございませんでした。」
- 「お世話になっております。○○株式会社の田村と申します。11時頃お電話いただいたようで、折り返しご連絡させていただきました。○○様はいらっしゃいますか？」
- 「○○株式会社の山内です。13時頃お電話いただいたと思いますが、出られませんでした。資材部の担当者様かと思いますが、どなたがお電話くださったか教えていただけますか？」
- 「お忙しいところ恐れ入ります。○○株式会社の斎藤です。○○様からお電話をいただいたようですが、折り返しご連絡させていただきました。○○様はお手すきでしょうか？」
折り返した相手が不在だった場合
- 「それでは、こちらから再度お電話させていただきます。電話があったことをお伝えいただけますか？」
- 「それでは再度お電話させていただきます。○○様は何時頃お戻りになる予定ですか？」 ↓ 「15:00頃には戻る予定です。こちらからお電話いたしましょうか？」 ↓ 「ありがとうございます。では、15:30頃に再度お電話させていただきます。」
- 「○○株式会社の石井と申します。○○部の小川様をお願いしたいのですが。」 ↓ 「申し訳ありませんが、小川は外出中で、戻り時間は未定です。」 ↓ 「ありがとうございます。再度お電話いたします。」
折り返し電話を依頼する場合
- 「恐れ入りますが、○○様がお戻り次第、折り返しお電話いただけるようお伝えいただけますでしょうか？」 ↓ 「ありがとうございます。お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
折り返し電話を取り次ぐ場合
- 「あいにく○○は席を外しております。戻り次第、折り返しお電話するようにいたしますが、お電話番号をお伺いできますでしょうか？」 ↓ 「かしこまりました。それでは念のためお電話番号を教えていただけますか？」
メールで伝える場合
もしかけ直しても出なかったり、あまり遅い時間になってしまった場合は、翌日以降にかける旨をメールでお伝えしましょう。
- 「先ほどはお電話に出られず、大変失礼いたしました。明日の10:00頃に再度お電話させていただきます。お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほど何卒よろしくお願いいたします。」
- 「長谷川様、先ほどお電話いただきました○○株式会社の吉田です。折り返しお電話をさせていただきましたが、席を外されていたため、メールにてご連絡させていただきます。ご用件は納期の確認でよろしいでしょうか？お忙しいところ恐縮ですが、明日以降に再度お手すきの際にご連絡いただけますでしょうか。○○株式会社 営業部 吉田」
まとめ：折り返し電話で営業マンとしての資質が試される
前述したように、折り返し電話は単なるリダイヤルではありません。ビジネスシーンにおいては、適切なマナーが求められます。
折り返し電話を通じて、営業マンとしての資質が評価されることもあります。手を抜かず、誠実に対応することが大切です。
特に注意すべき点は、相手が電話に出られない場合です。何も対策をせずに電話を切ってしまうと、すれ違いの電話が続き、話がなかなか進みません。
次回の電話で確実に話ができるよう、こちらの都合や次の連絡方法をしっかり伝えておきましょう。
電話は、どこからでもかけることができるため、タイミングを考慮し、相手に配慮した対応が必要です。
また、電話では相手の表情や声の雰囲気が見えません。そのため、正確に伝えたいことを伝えるためには、丁寧な言葉遣いが求められます。
電話だからこそ、相手に対する配慮やマナーが特に重要になるのです。
たかが一本の電話と思わず、慎重に対応することが大切です。逆に、一本の折り返し電話で、相手から信頼を得たり、好感を持たれることもあります。
決して気を抜かず、誠実な対応を心がけましょう。
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